RSM Беларусь
Languages

Languages

Командировка и транспортные затраты: отдельные ситуации из практики аудиторской компании

Командировочные расходы и их «вклад» в формирование затрат, участвующих в налогообложении (налоговых затрат) – тема практически неиссякаемая.

Тому есть, по мнению автора, по крайней мере три причины:

две ведомственные инструкции регулируют возмещение этих расходов: в пределах Беларуси - Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35); Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115), и это уже предопределяет различие в некоторых подходах и даже терминологии к «оплате» командировок внутренних и зарубежных, что нередко вносит определенную сумятицу в действия того же бухгалтера;

обе инструкции не успевают за реальной жизнью: начиная от пресловутых электронных билетов, продолжая ночевкой не в коммунальной гостинице советского образца, а, например, в агроусадьбе, и заканчивая, например, тем, что такси – это уже действительно не роскошь, а необходимость хотя бы при встрече-убытии иностранного партнера, не говоря об аренде машины в месте командирования для оперативного решения служебных вопросов;

налоговое законодательство «привязано» в данном случае к названным инструкциям, что объективно и логично, поскольку самостоятельное определение командировочных затрат породило было на порядок больше вопросов. Но при этом налоговые вопросы корреспондируют не только с «командировочными инструкциями», но и с массой других нормативных правовых актов.

Практика и аудита, и консалтинга позволяет поделиться, в частности, некоторыми «транспортными» ситуациями, которые могут быть интересны и полезны читателям, и нашим видением их решения. Конечно, рассмотренными примерами проблематика вопроса не ограничивается.

 

  • Расходы и путевой лист: командировка на «своем» автомобиле

Достаточно распространенная ситуация: работник организации использовал для служебной командировки по Беларуси личный автомобиль: принять ли расходы работника по проезду как командировочные затраты; необходимо ли оформление путевого листа?

По нашему мнению:

расходы работника могут быть учтены в составе налоговых затрат, но не по «командировочным» основаниям;

во избежание необоснованных рисков, путевой лист следует оформлять.

Обратимся к ст.106 Трудового кодекса Республики Беларусь, согласно которой работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем.

По существующей практике, при использовании для нужд организации личного автотранспорта заключается договор об использовании личного автомобиля в служебных целях, в котором предусматривается не только и не обязательно компенсация за износ (амортизацию) транспортного средства работника, но и иные дополнительные условия возмещения расходов работника, понесенных для нужд нанимателя, например: содержание автомобиля, обеспечение топливом и/или порядок и условия выплаты работнику возмещения стоимости израсходованных ГСМ.

Таким образом, положения о возмещении понесенных работником расходов при использовании личного автотранспорта в служебных целях на основании соответствующего договора с нанимателем распространяются и при использовании личного автомобиля в период служебной командировки.

Согласно ч.5 подп.4.1 п.4 Инструкции № 35 не подлежат возмещению расходы, когда командированный работник имеет право бесплатного проезда либо когда проезд обеспечивается транспортными средствами организации.

Нормы, регулирующей возмещение проезда в ситуации использования личного транспортного средства для проезда, Инструкция № 35 не содержит, но, безусловно, такая ситуация не может рассматриваться в рамках возмещения по проезду транспортом общего пользования.

Скорее, учитывая специфику использования в таком случае автомобиля - для нужд организации, такая ситуация может квалифицироваться как обеспечение командированного транспортным средством организации.

Тогда направление работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь на личном автомобиле, используемом в соответствии с договором в служебных целях, может приниматься как проезд работника, обеспечиваемый транспортным средством организации, и, соответственно, командировочные расходы на проезд не подлежат возмещению.

То есть, при наличии договора об использовании личного автомобиля в служебных целях, расходы, связанные с использованием личного автомобиля, должны, по нашему мнению, компенсироваться на основании такого договора, но не в связи с возмещением командировочных расходов. И в связи с этим эти компенсационные расходы могут быть приняты в состав налоговых затрат.

Далее – обязательность/необязательность путевого листа. На этот счет существуют разные, порой полярные мнения.

Мы придерживаемся позиции «обязательности», основываясь, в том числе, и на нормах законодательства о транспортной деятельности, и, конечно, законодательства о бухгалтерском учете.

В соответствии с ч.1 ст.35 Закона Республики Беларусь от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках» (далее – Закон № 278-З) использование транспортного средства при выполнении автомобильной перевозки пассажиров оформляется путевым листом по форме, установленной в соответствии с законодательством.

Однако согласно ст.2 Закона № 278-З настоящий Закон регулирует отношения, возникающие при организации и выполнении автомобильных перевозок, а также при выполнении (оказании) работ (услуг), связанных с такими перевозками, за исключением внутриреспубликанских автомобильных перевозок для собственных нужд.

Исходя из ст.1 Закона № 278-З автомобильная перевозка для собственных нужд - автомобильная перевозка, которая носит вспомогательный характер по отношению к основным видам деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя и выполняется ими для перемещения своих работников или грузов, принадлежащих им на праве собственности или на иных законных основаниях, транспортными средствами, принадлежащими им на праве собственности или на иных законных основаниях, при условии, что транспортными средствами управляют работники этих юридического лица или индивидуального предпринимателя либо сам индивидуальный предприниматель.

То есть, Закон № 278-З не предполагает обязательность заполнения путевого листа при использовании автомобиля нанимателя для служебной командировки работников.

Но в данном случае полагаем это не основанием для игнорирования путевого листа для налоговых целей.

Естественно, что работником личный автомобиль используется как в служебных, так и в личных целях, и очевидно, что возмещению подлежит стоимость топлива, расход которого для служебных целей (в нашем случае – служебной командировки) обоснован документально. Кроме путевого листа в таком случае ничего более приемлемого не видится.

Так, согласно п.83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133, стоимость горюче-смазочных материалов, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10 «Материалы», субсчет «Топливо в баках транспортных средств» в зависимости от направления их использования.

Основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет горюче-смазочных материалов, делается соответствующая отметка.

Сопоставив норму бухгалтерского законодательства с общеизвестным правилом п.1 ст.130 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее – НК), полагаем, что при использовании личного автотранспорта для служебной командировки надлежаще оформленные путевые листы будут являться основанием для списания автомобильного топлива на бухгалтерские расходы и отнесения его стоимости в затраты в целях налогообложения прибыли.

  • Маршрутное такси: всегда ли налоговые затраты?

«Маршрутка» может использоваться не только для проезда к месту (из места) командирования, но и «внутри» города, в который работник командирован.

В данном случае плательщиков нередко смущают два обстоятельства при определении основания для возмещения расходов на проезд и отнесения этих расходов в состав налоговых затрат: наличие в названии транспорта слова «такси» и перемещение на этом транспорте внутри города.

По нашему мнению, основания для возмещения расходов на междугородний проезд и перемещение по городу имеются, но основания для этого различны.

Отнесение рассматриваемых расходов на «налоговые затраты» осуществляется в соответствии с нормой Налогового кодекса Республики Беларусь.

По правилу подп.4.1 п.4 Инструкции № 35 командированному работнику возмещаются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов, включая расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы), расходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты. Подлежит возмещению стоимость набора питания, включенная в цену проездного документа.

Расходы по проезду транспортом общего пользования регулярного сообщения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту подлежат возмещению на основании подлинных проездных документов.

В Инструкция № 35 не «расшифровывается» смысл фразы «кроме такси». Полагаем целесообразным обратимся к нормативным правовым актам в сфере регулирования транспортной деятельности.

Первое. В соответствии с ч.3 ст.27 Закона Республики Беларусь от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках» (далее – Закон № 278-З) организация и выполнение автомобильной перевозки пассажира автомобилем-такси, а также ее оплата производятся в соответствии с Правилами автомобильных перевозок пассажиров и иными актами законодательства.

Переходим ко второму - этим Правилам (утверждены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.06.2008 № 972 (далее - Правила):

в качестве автомобилей-такси для выполнения перевозок пассажиров должны применяться легковые автомобили, имеющие в том числе:

число пассажирских мест для сидения не менее трех, но не более шести;

таксометр;

соответствующие отличительные знаки согласно требованиям технических нормативных правовых актов.

В соответствии с ч.7-9 ст.4 Закона № 278-З автомобильные перевозки пассажиров могут выполняться в регулярном или нерегулярном сообщении.

Автомобильные перевозки пассажиров в регулярном сообщении подразделяются на автомобильные перевозки пассажиров транспортом общего пользования и иные автомобильные перевозки пассажиров в регулярном сообщении.

Автомобильные перевозки пассажиров в регулярном сообщении - систематические автомобильные перевозки пассажиров, выполняемые согласно расписаниям либо интервалам движения транспортных средств с установленными началом и окончанием работы по определенным маршрутам с местами посадки и высадки пассажиров, оборудованными в соответствии с требованиями технических нормативных правовых актов.

В соответствии с п.9 Правил, автомобильные перевозки пассажиров в регулярном сообщении могут выполняться только автобусами, в которых, в том числе, должны иметься указатели маршрута. Исходя из п.2 Правил, маршрут - установленный путь следования транспортного средства между определенными пунктами.

Согласно п.36 Правил каждому маршруту внутриреспубликанских автомобильных перевозок пассажиров в регулярном сообщении присваивается номер с указанием вида сообщения символами. В частности, символ "Т" применяется для экспрессного сообщения при перевозках автобусами категории М2 (маршрутное такси).

То есть, обобщая «транспортные» нормы - маршрутное такси рассматривается как транспортное средство общего пользования, предназначенное для перевозок в регулярном сообщении, следующее по установленному маршруту. Соответственно, возмещение расходов по проезду к месту командирования/из места командирования на маршрутном такси соответствует норме подп.4.1 п.4 Инструкции № 35.

На основании подп.4.3 п.4 Инструкции № 35 командированному работнику возмещаются расходы за проживание вне места жительства (пребывания) для покрытия дополнительных расходов - суточные в размерах, установленных законодательством.

Кроме того, согласно подп.4.6 п.4 Инструкции № 35 подлежат возмещению иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (по оплате провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза, проезда транспортных средств по платным автомобильным дорогам, платных стоянок, услуг связи, стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей).  

Исходя из приведенных норм, возмещение расходов по проезду в месте командирования внутригородским транспортом общего пользования отдельно не производится, а осуществляется в составе суточных, на основании подп.4.3 п.4 Инструкции № 35.

Рассматриваемые расходы непосредственно связаны с производственной деятельностью организации (служебная командировка).

При этом согласно подп.1.6 п.1 ст.131 НК при налогообложении не учитываются затраты на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном Трудовым кодексом Республики Беларусь.

В результате позволим заключить, что рассматриваемые расходы по проезду к месту командирования и обратно, расходы по внутригородскому проезду (в составе суточных в пределах нормы) включаются в состав налоговых затрат.

  • Такси, но не маршрутное, автомобиль, но арендованный

                                                                                                                             

Ситуация. Сотрудник, находясь в служебной командировке в областном центре Беларуси, решил для оперативности выполнения служебного задания не ожидать общественный транспорт, а арендовать легковой автомобиль (вариант: воспользоваться такси).

Как в данном случае поступить с возмещением таких расходов и налоговыми затратами?

Это тот случай, когда законодательство «отстало» от нормальных потребностей коммерческого процесса.

В данном случае Инструкция № 35 определила возмещение в составе командировочных расходов:

стоимости проезда транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы;

за проживание вне места жительства (пребывания) для покрытия дополнительных расходов (суточные).

Кроме того, подп.4.6 п.4 Инструкции № 35 предусмотрена возможность возмещения командированному работнику иных произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя расходов (по оплате провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза, проезда транспортных средств по платным автомобильным дорогам, платных стоянок, услуг связи, стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей).

То есть, по букве инструкции возмещение указанных «автомобильных» расходов возможно в составе суточных (которые сегодня по норме - 7 белорусских рублей в сутки …).

Конечно, на основании ст.95 Трудового кодекса Республики Беларусь возмещение рассматриваемых расходов может быть осуществлено нанимателем, но за счет прибыли организации, без отнесения в состав налоговых затрат.

                Е.Ф. Герштейн, заместитель директора ООО «РСМ Бел Аудит»

Как мы можем Вам помочь?

Свяжитесь с нами по телефону

+375 (17) 388-09-49

Или отправьте свой запрос, комментарий, или заявку

Написать на Email