RSM Беларусь
Languages

Languages

Бизнес и автоматизация: комплекс задач и выбор способа.

Сегодня трудно представить управленческий процесс на предприятии любого профиля, который так или иначе не был бы сопряжен с автоматизацией, внедрением специальных систем сопровождения учетных, технологических, сбытовых и других операций.

Как лучше и эффективнее выстроить работу по автоматизации бизнес-процессов, что важно не упустить и принципиально учесть?

По этим и другим вопросам – мнение директора, управляющего партнера аудиторской компании «РСМ Бел Аудит» Валентины Неизвестной.

Что понимать под бизнес-процессами и их автоматизацией?

Работа любого предприятия на самом деле представляет собой ряд связанных бизнес-процессов. Это последовательность этапов, шагов и прочих действий как внутри организации, так и во взаимоотношениях с внешней средой. Многие из этих процессов рутинные и, автоматизировав которые позволит, например, обслуживать большее количество клиентов меньшим количеством сотрудников, при этом прибыль компании растет, расходы на персонал нет. Некоторые процессы не создают добавленной стоимости вообще, но делать их нужно, иначе остальные процессы могут остановиться, в такой ситуации автоматизация задач помогает персоналу уделять время на дела, которые приносят компании прибыль. Существуют такие процессы, автоматизация которых позволит избежать ошибок, например, при оформлении накладных и иных первичных учетных документов и так далее…

Все эти преимущества актуальны сегодня для каждого предприятия, которая хочет сохранить свою конкурентоспособность и развиваться. Именно своевременная автоматизация бизнес-процессов решает, какой бизнес добьется успеха, а какой останется позади.

Валентина Анатольевна, а зачем необходимо автоматизировать бизнес?

Существует ряд симптомов, которые указывают на необходимость комплексной автоматизации бизнес-процессов (в их числе и процессов снабжения) компании: Фирма работает с перебоями, сотрудники не могут координировать действия и выполнять их слаженно; В компании имеют место регулярные задержки, искажения и потери информации; При выполнении повседневной работы специалисты компании не могут отодвигать собственные интересы на второй план; Задачи фирмы выполняются неэффективно, клиентоориентированность развита очень слабо; У сотрудников нет четкого понимания того, как их деятельность сказывается на показателях организации; Нет явного распределения, кто из сотрудников отвечает за конкретные цели и функции предприятия; Отсутствуют временные рамки для выполнения задач; Компания не всегда работает в интересах клиентов. Если хотя бы несколько из описанных признаков присутствуют в вашей компании – значит, требуется автоматизация бизнес-процессов, чтобы сделать деятельность предприятия более продуктивной и успешной.

Иногда руководители и владельцы компаний полагают, что вся автоматизация бизнеса сводится к установке бухгалтерских и складских программ. А некоторые даже уверены, что этого достаточно, чтобы считать состоявшейся цифровизацию своего бизнеса. Так ли это?

На самом деле для эффективной работы предприятия целесообразно автоматизировать не только бухгалтерский и складской учет, а также другие блоки работы предприятия, такие, например, как производство, отдел продаж, управление персоналом и так далее. Важный принцип при этом – это единство базы данных. И только тогда, когда существует возможность связать воедино все процессы, происходящие во всех подразделениях предприятия, руководитель может принимать правильные решения и постоянно «держать руку на пульсе», наблюдая за работой всех отделов и служб.

Практика показывает, что компании, желающие автоматизировать свои бизнес-процессы, зачастую слабо себе представляют, что именно им требуется, какие усилия для этого придется приложить и какие средства затратить. С чего начинать в таких ситуациях? Какова здесь роль подрядчика и внешнего консультанта?

Процесс автоматизации предприятия правильно начинать с диагностики предприятия, его существующих бизнес-процессов. Такая диагностика позволит выявить слабые места (симптомы) существующих проблем, а также причины их возникновения. Это очень важный этап и ответственная работа, требующая от исполнителей высокой квалификации. Именно на этом этапе важна роль внешнего консультанта, который с учетом своего опыта и профессионализма осуществит сбор информации о системе управления предприятием, а затем проведет анализ полученной информации. Каждый из этих этапов важен и имеет взаимное влияние на результат. Неправильно собранная информация не позволит провести эффективный анализ по выявлению проблем (симптомов) и причин. Но в то же время даже самая полная информация о предприятии ничем не поможет консультанту, если он неверно ее проанализирует.

Как правильно сформулировать техническое задание для такого проекта? Или, может быть, проще обойтись без этого документа? Техзадание – ключевой документ. Какие Вы видите возможные проблемы в его подготовке?

Действительно, очень важно написать правильное техническое задание, без которого невозможно обойтись, если стремиться к качественному и своевременному результату. Не всегда стороны, участвующие в проекте, «говорят на одном языке». Иногда пользователь понимает, но не может сформулировать, но требует, чтобы все работало по нажатию одной кнопки. На самом же деле не понимая, каким образом это делается и какие механизмы работают. В результате такого непонимания нарушаются сроки решения задач, возникают ошибки и пробелы в системах, страдает сервер, перегруженный не нужными действиями, скорость работы снижается и так далее. Согласна, процесс написания технического задания трудоемкий и затратный, но избавляет Заказчика от несбывшихся ожиданий. Исполнитель делает то, что требуется Заказчику и не приходится переделывать одну и ту же работу несколько раз.

Валентина Анатольевна, какими Вы видите основные этапы автоматизации.

Первый этап — диагностика предприятия и сбор требований. Во время этого этапа – информационного – этапа, происходит анализ работы предприятия, существующих схем и бизнес-процессов. В ходе проведения диагностики мы выясняем основные проблемы деятельности, для решения которых и будет проводиться разработка соответствующего программного обеспечения, уточняем необходимые ограничения и стандарты. Такой информационный анализ даёт нам возможность выявить требования к разрабатываемому продукту (системе) для того, чтобы его качество было максимально высоким.

Второй этап — Составление технического задания. Как уже было отмечено выше это на самом деле очень важно – написать качественное техническое задание.  Составляем информационный план действий, моделируем и документируем все возможные сценарии использования системы программного обеспечения, учитывая все аспекты, нюансы, проблемы и ограничения, которые могут возникнуть в планировании и разработке этой системы.

Третий этап — реализация самого проекта, внедрение функционала. В процессе создания программного обеспечения мы поддерживаем диалог с клиентом или предприятием и будущими пользователями системы. Такая информационная связь позволяет добиться максимального качества рабочего процесса по разработке продукции.

Четвертый этап — тестирование продукта. Производим анализ и тестирование разработанного программного продукта, чтобы убедиться в его соответствии потребностям организации как внутренним, так и внешним, а также стандартам качества. На данном финальном этапе происходит внедрение системы в работу на предприятиях, проводится обучение персонала, составляется персональное информационное «руководство пользователя».

И финальный вопрос: как оценить эффект от автоматизации бизнес-процессов?

Для оценки эффективности проекта автоматизации необходимо первоначально изучить текущее состояние предприятия – это состояние в настоящий момент времени (состояние "как есть"), пока проект еще не начался. Начальное состояние характеризуется набором показателей эффективности системы управления и их уникальных значений. Важным моментом здесь является наличие функционирующей на предприятии сбалансированной системы показателей. В противном случае просто неоткуда будет брать показатели эффективности и их значения.

Вторым этапом следует изучить состояние предприятия и его показатели после завершения предполагаемого проекта (состояние "как должно быть"). Оно имеет тот же набор показателей эффективности, что и текущее (начальное) состояние. Но при этом необходимо различать целевые значения показателей эффективности, связанные с развитием предприятия, и значения показателей эффективности, которые можно достичь в результате проекта. Иначе говоря, в ходе проекта мы получаем изменения показателей эффективности, и тем самым приближаемся к установленным целям, которые характеризуются своими значениями показателей эффективности.

Дальнейший анализ эффекта от автоматизации может быть произведен разными способами. Можно сравнивать разность между значениями показателей эффективности конечного и начального состояния, можно анализировать, насколько предприятие приблизилось к поставленным целевым значениям показателей эффективности в результате проекта, можно оценивать отклонения фактически достигнутых значений показателей эффективности от запланированных (план-фактный анализ). Все зависит от целей и задач анализа.

Эффективность использования автоматизации предприятия (внедрение информационной системы) на конкретном предприятии также можно, например, оценить при помощи такого показателя, как возврат на вложенные инвестиции (Return On Investment, ROI). Производным показателем является период окупаемости — срок, необходимый для того, чтобы сумма, инвестированная в проект, была возвращена.

Оценить результаты автоматизации после внедрения системы можно.
Формулы расчета эффективности являются общедоступными, и для корректности расчетов гораздо важнее выработать правильные методики сбора, а затем правильного толкования исходных данных.

Как мы можем Вам помочь?

Свяжитесь с нами по телефону

+375 (17) 388-09-49

Или отправьте свой запрос, комментарий, или заявку

Написать на Email